Kurzbeschreibung

GPAS-FiBu Athene

Einleitung

Buchhaltungsprogramme gehörten in der gewerblichen Wirtschaft zu den ersten Anwendungen, die auf Computern eingesetzt wurden. Heute gibt es sie zahlreich und in jeder Preiskategorie.

Die GPAS ist seit mehr als 20 Jahren in diesem Bereich tätig. Über das Ergebnis - nicht zuletzt die Anforderungen, die unsere Kunden an uns stellen - möchten wir Sie hier informieren.

Das Grundpaket beinhaltet die komplette Finanzbuchhaltung mit den Bereichen Sachkonten, Debitoren und Kreditoren einschließlich OP-Verwaltung (Offene Posten) mit Mahnwesen und automatischem Zahlungsverkehr.

Anlagekonten, Budget mit Soll-Ist-Vergleich, Clearingverfahren im In- und Ausland für Debitoren und Kreditoren in Landes- und Fremdwährung einschl. SEPA, Konsolidierung, Kostenstellen und -träger, Lastschriftverfahren, Planbilanz und Geldfluß, Reisekostenabrechnung, Währungsbuchhaltung, Wechselobligo, Vertreterprovision sowie stichtagsbezogene Auswertungen, wiederkehrende Buchungen, Verzugs- und andere Zinsen - all diese Komponenten mögen einen ersten Hinweis auf den Leistungsumfang geben.

Anbindung und Integration an andere Applikationen wie (Fakturierung, Leistungsabrechnung, Inkasso, etc.) erhöhen den Wert für das Unternehmen.

Bis zu 999 Firmen können parallel in maximal 100 Jahren (je 13 Buchungsperioden) bebucht werden.

Je Firma werden Parameterdaten angelegt, die die Buchhaltung steuern. Stammdaten und Auswertungsdefinitionen können zentral geführt werden.

Alle Auswertungen, Verarbeitungsläufe und viele Dialogprogramme erlauben den Zugriff auf die Daten aller gespeicherten Jahre und Firmen über vielfältige Funktionsaufrufe. Auswertungen und Verarbeitungsläufe können zudem zeitversetzt gestartet werden.

In vielen Dialog- und Druckprogrammen kann die Ansicht der Daten nach individuellen Vorgaben gestaltet werden. Exportfunktionen ermöglichen die weitere Aufbereitung der Daten in anderen Programmen.

 

Somit steht ein komplettes und komplexes Progammpaket zur Verfügung, das aufgrund der hohen Dialogfähigkeit jederzeit Auskunft über aktuelle, zurückliegende und planerische Zeiträume bietet.

Das Programmpaket ist in der Programmiersprache CoBOL entwickelt. Auf unterschiedlichen EDV-Systemen sind Anbindungen an Datenbanken möglich.

Der Einsatz auf unterschiedlichen Plattformen (z.B.: mittlere Datentechnik: Wang VS; Netzwerke: Windows NT, Novell, UNIX: RS6000) gibt zudem die nötige Sicherheit im schnellebigen Wandel der EDV-Generationen.

Neben der klassischen Window-Oberfläche existiert eine herkömmliche, zeichenorientierte und für die meisten Programme eine Browser-Oberfläche im Internet-Format (HTML, CSS, Java-Script). Voraussetzung dafür ist ein sogenannter Web-Server (z.B.: Personal Web-Server aus Windows’98 oder IIS unter NT).

 

Nach Identifikation im Startprogramm (Deckblatt) wird in das

Hauptmenü

verzweigt, aus dem alle weiteren Programme per Funktionstaste (bzw. Maus) oder durch Eingabe der Programm-Nr. aufgerufen werden. Für jedes Programm muß den MitarbeiterInnen eine funktionsgesteuerte Zugriffsberechtigung eingeräumt werden.

Jedes Programm erwartet nach Aufruf mindestens eine weitere Bestätigung, so daß versehentlich gestartete Programme ohne Funktion beendet werden können. Alle Eingaben werden auf Plausibilität geprüft. Fehlerhafte Eingaben werden mit einer inhaltlichen Erläuterung quittiert. Darüber hinaus stehen in allen Programmen Online-Hilfen zur Verfügung. Bildschirminhalte werden auf Anforderung als Druckdatei ausgegeben.

Plausibilitätsprüfungen beginnen beim Programmstart. Nur für solche Firmen und Zeiträume, für die ein Firmenstammsatz bzw. Parametersatz für das gewünschte Wirtschaftsjahr vorhanden ist, ist ein Programmaufruf möglich. Im weiteren werden alle Stammdatenänderungen und Buchungsvorgänge gegen die Parameter geprüft. Für Parameter, Stammdaten und Abstimmung der Buchhaltung in sich sind Prüfroutinen ebenfalls vorhanden.

In den Auswertungs-, Druck- und Verarbeitungsprogrammen kann ein Job jeweils für die aktuelle Firma, eine andere, im von/bis-Bereich oder via Firmentabelle wahlweise im Vorder- oder Hintergrund gestartet werden. Jobs im Hintergrund lassen sich zeitversetzt starten.

 

Parameter

sind programmtechnische Konstanten, die durch firmenspezifische Daten (Name, Anschrift, Wirtschaftsjahrbeginn und - ende, Bilanzierung/Überschuß usw.) mit Leben und Inhalt gefüllt werden. In gewisser Weise erlauben sie, die Programme an geänderte Gesetzesbestimmungen (z.B. Umsatzsteuersätze) anzupassen. In ihrer Gesamtheit steuern sie die Anwendung.

Alle Parameter zu beschreiben, sprengt den Rahmen einer Kurzbeschreibung. Daher werden nur die wichtigsten Vorgaben angesprochen:

 

Die Parameterinformation zeigt alle wichtigen Schlüssel und Einträge im Überblick.

In den Stammdaten und Buchungsprogrammen wird direkt in die jeweilige Art verzweigt. Von dort kann die Auswahl in die Eingabe übernommen werden.

 

Stammdaten

sind Anlagekonten, Debitoren, Kreditoren, Kostenstellen und- träger, Sachbearbeiter, sowie ggf. Reisekosten und Vertreter.

Alle Änderungen erfolgen im Dialog und werden protokolliert. Der Zugriff auf Stammdaten erfolgt programm-, funktions- und satzweise je MitarbeiterIn. An Funktionen stehen Anzeigen, Neuanlage, Änderungsdienst und In- bzw. Reaktivieren zur Verfügung. Satzweise werden die Daten gegen einen Informationscode der MitarbeiterInnen geprüft, so daß bestimmte Einblicke geschützt werden können. Generell werden Stammsätze nicht sofort physisch gelöscht, sondern zunächst inaktiviert. Via separatem Programm werden sie dann physisch gel&oouml;scht.

Während der Buchungserfassung können neue Stammdaten angelegt werden, ohne die Erfassung zu verlassen.

Stammdaten können zentral geführt werden. Besonders im Sachkontenbereich ist es hilfreich, wenn mehrere Firmen auf einen zentralen Kontenrahmen zugreifen können.

Die Kontonummern sind durchgängig siebenstellig (intern neunstellig) ausgelegt, so daß jeweils 10 Mio. (minus 1) Stammdaten angelegt werden können. Alternative Suchbegriffe sind optional.

Der jeweilige Kontenrahmen kann in Kurzform über eine Funktionstaste eingeblendet werden. Im Kontokorrent wird dabei angegeben, ob ein positiver oder negativer Saldo vorhanden ist.

Die Jahresverkehrszahlen zunächst für das lfd. Geschäftsjahr als Periodenübersicht mit den dahinterliegenden Bewegungsdaten werden gleichfalls über Funktionstaste eingeblendet. Von dort kann in alle gespeicherten Jahre verzweigt werden.

 

Sachkonten

Der Kontenrahmen ist frei wählbar.

Die Kontenklasse von 0 bis 9 sowie der Bilanzierungsschlüssel (Aktiv - Passiv, Aufwand - Ertrag) können frei definiert werden.

Sachkonten können verdichtet werden, indem alle Umsätze als Tagesumsatz, getrennt nach Soll und Haben ausgegeben werden.

Ein Sachkonto kann als kalkulatorisches Konto definiert werden, wobei dann das Gegenkonto auch ein kalkulatorisches sein muß.

Als Umsatzsteuerschlüssel kann ein bestimmter Wert vorgegeben werden. Konten mit gemischten Steuerschlüsseln können durch die Vorgabe von "XX" bestimmt werden. In diesem Fall muß ein definierter Schlüssel bei der Buchung vorgegeben werden.

Ein Sachkonto kann kostenstellen- und/oder kostenträgerpflichtig gemacht werden. Die Aufteilung des Nettobetrages (Brutto abzügl. Steuer) kann auf beliebig viele Kostenstellen, -träger erfolgen. Sind die Felder Kostenstelle, -träger hier gefüllt, so werden diese Inhalte während des Buchungvorganges änderbar vorgeschlagen.

Ist ein Sachkonto in Währung definiert, so werden die Buchungen in Landes- und Fremdwährung geführt. Es erfolgt eine Betragseingabe, wobei in Abhängigkeit des Kurses jeweils der andere Betrag umgerechnet wird. Ein Währungskonto kann jederzeit bewertet werden.

Zu Auswertungszwecken kann ein Konsolidierungskonto angegeben werden.

Die Gliederung der Sachkonten innerhalb der Bilanz bzw. GuV ist frei definierbar, so daß die Gliederungen gem. § 264 ff HGB kein Problem darstellt.

 

Debitoren

Die Konto-Nr. ist eindeutiger Satzschlüssel; Kurzname, PLZ und Kombinationen wie LKZ-PLZ-Kurzname oder PLZ-Kurzname sind alternative Suchbegriffe.

Die Anschrift kann aus 3 Namenszeilen über Anredeparameter verschiedentlich aufbereitet werden.

Verschiedene Firmen können auf zentrale Kontenstämme zugreifen.

Die Zuordnung zum Sammelkonto im Sachbereich erfolgt über Tabelle oder direkt.

Buchungsschlüssel definieren den Vorgang:

Stornierungen werden seitengerecht mit umgekehrten Vorzeichen dargestellt.

Offene Posten verwenden als Satzschlüssel die Rechnungs-Nr. und werden vorgangsweise entwickelt. Über die Rg-Nr. kann auf das Konto zugegriffen werden.

Somit können OP-, sowie Summen- und Saldenlisten stichtagsbezogen auch für die Vergangenheit abgebildet werden.

Das Ausgleichsdatum der Rechnung wird im Bewegungssatz gespeichert. Bei Zahlungen wird optional je Rechnung der Betrag und Abzüge, wie z.B. Skonto, festgehalten.

Ist kein Lastschrifteinzug vereinbart, können überfällige Rechnungen (wahlweise einschl. Mahngebühren und Verzugszinsen) in bis zu 4 Mahnstufen angemahnt werden.

Mahnstufe 4 kann als Überleitung zum Inkassoverfahren definiert werden (Inkasso als zusätzliches Programmpaket).

Sowohl ungerechtfertigte Abzüge wie Skonto, als auch Verzugszinsen nach verspäteter Zahlung, können parametergesteuert nachgefordert bzw. berechnet werden.

Lastschriften können als Sammler oder in Dateiform (Clearingverfahren) ausgeführt werden.

Es können mehrere umsatzsteuerliche Ident-Nr. für den innergemeinschaftlichen Handel je Debitor geführt werden. Landesspezifische Prüfziffernverfahren werden durchlaufen.

Lieferungen und Leistungen können auch der Umsatzsteuer anderer EG-Staaten unterworfen werden.

Zusammenfassende Meldungen werden per Programm erstellt.

Summen- und Saldenlisten können in unterschiedlichem Format gesamt oder auszugsweise ausgegeben werden. Dabei erfolgt am Ende jeweils eine Aufgliederung in kreditorische Debitoren, sowie eine Zusammenfassung nach Sammelkonten.

Kontoblätter können jederzeit für alle gespeicherten Zeiträume nach unterschiedlichsten Kriterien als Druckdatei auf Endlospapier ausgegeben werden.

Saldenbestätigungen können als stichtagsbezogene OP-Liste oder als Saldo erstellt werden.

 

Kreditoren

Zunächst gelten die Aussagen zum Debitorenstamm entsprechend.

Es kann der Auslandzahlungsverkehr genutzt werden.

Buchungsschlüssel bestimmen den Vorgang:

Reisekosten können kreditorisch abgewickelt werden.

Im automatischem Zahlungsverkehr wird per System ein Vorschlag generiert, der verschiedene Zahlungswege (Überweisung, Scheck, Datenträgeraustausch, SEPA) von mehreren Banken gleichzeitig unter Berücksichtigung einer Betragsvorgabe je Bank vorsieht. Eine Skontooptimierung hilft, die Rechnungen unter Ausnutzung des maximalen Skontovorteils zu begleichen. Gleichzeitig wird das Kreditorenkonto durch die Buchung "per Kreditor an Transitkonto" entlastet. OP's werden mit Hinweis auf den Zahlungsweg ausgeglichen, Skontoerträge mit Steuerrückrechnung erfolgen automatisch.

Wird der Auslandszahlungsverkehr bedient, so kann das in Landes- und Fremdwährung erfolgen. Meldungen nach § 59 AWV können maschinell erstellt werden.

 

Kostenstellen- und Kostenträger
und Budget

Diese Bereiche sind optional und können wahlweise einbezogen werden. Bezugspunkt ist zunächst die Verschlüsselung des Sachkontos. Ist beispielsweise eine Kostenstellenpflicht definiert, so erwartet jede Buchung auf diesem Konto zwangsweise eine Zuordnung auf eine/mehrere Kostenstellen. Kostenträger werden selbst beschrieben und gestaltet, so daß den Besonderheiten der Firma Rechnung getragen wird. Zur Auswertung können dann Umbuchungen, Umgliederungen, Umlagen von Kostenstelle nach Kostenstelle, von Kostenstelle auf Kostenträger beliebig vorgenommen werden. Die Budgetierung ist ebenfalls an den Sachkontenstamm gekoppelt und kann auf kleinster Ebene oder verdichtet erfolgen.

 

Buchhaltung

Ein einziges Programm ist für alle Buchungen konzipiert, die über die Tastatur ins System gelangen. Neue Vorgänge können, bis zur Übernahme auf die Konten, stets geändert oder gelöscht werden, wobei jederzeit alle Konten den aktuellen Saldo zeigen. Danach ist eine sofortige Abstimmung aller Konten möglich. Weiterhin erlaubt der Programmaufbau das unsortierte Buchen, da der jeweilige Schlüssel mit 2 Tastenanschlägen gewechselt werden kann. Stammdatenpflege kann während der Erfassung erfolgen.

Für die Übernahme von Buchungen aus anderen Applikationen steht ein Programm zur Verfügung, das die Vorgänge im Stapelbetrieb einliest und nach erfolgreicher interner Prüfung die Buchungen generiert. Dieses Programm wird auch für interne Ablaufsteuerungen verwandt, z.B. für die Bewertung der Währungskonten, das Ausbuchen von Kleinbeträgen oder der Verzinsung von Konten.

 

Verarbeitung

Neben Datensicherung und Journalisierung sind hier Jahreswechsel, Archivierungsprogramme und Datenexport angesiedelt. Programme in diesem Bereich sind mit Ausnahme des Jahreswechsels und Export die einzigen, die nicht beliebig von mehreren MitarbeiterInnen gleichzeitig ausgeführt werden können. Da diese Programme jedoch auch im Hintergrund ablaufen, ist es möglich, bei Programmaufruf eine Uhrzeit zu setzen, zu der die eigentliche Abarbeitung (z.B.: nachts) erfolgt.

Der Jahreswechsel (Buchhaltung sowie Anlagen) kann vorläufig beliebig oft sowie endgültig einmal vorgenommen werden. Beim erstmaligem Jahreswechsel werden alle erforderlichen Parameter für das Folgejahr angelegt.

Ähnlich verhält es sich mit den anderen Programmen in diesem Bereich. Abschreibungen beispielsweise können täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich (je nach Eintragung im Stammsatz) erfolgen, wobei bei einem erneuten Start des Programms nur Veränderungen berücksichtigt werden.

Information

Kontoblatt- und OP-Anzeige, Buchungsstand, Kontokorrentinformationen und Reportgenerator kennzeichnen diesen Menüpunkt.

Eine wesentliche Aufgabe der Buchhaltung besteht darin, schnell und umfassend Informationen zu liefern. Das Programm "Info Kontokorrent" zum Beispiel zeigt nach Vorgabe von (D)ebitor oder (K)reditor und Konto-Nr. oder Kurznamen (oder über eine Suchfunktion nach weiteren Merkmalen) auf einen Blick die wichtigsten Informationen.

Im oberen Teil wird der Name und die Anschrift eingeblendet. Im linken Teil werden die Offenen Posten in Landes- und Fremdwährung, darunter die fälligen OP's mit variablem Zins laut Mahnparameter und fix 10% angezeigt. Im rechten Teil werden die Nettoumsätze für das laufende- und das Vorjahr absolut und in Prozent für das Vorvorjahr gezeigt. Der Block Zahlungsverhalten gibt Auskunft über den Zahlungsbetrag der letzten 3 Monate (über F8 erweiterbar bis auf das Vorjahr), die Anzahl der Zahlungsvorgänge unter Einbeziehung der Abzüge absolut und prozentual.

Über Funktionstasten kann in die Stammdatenpflege verzweigt, in die OP's oder aber Kontobewegungen (für alle Jahre) eingesehen werden. Werden mehrere Firmen bedient, so kann eine andere/s Firma/Jahr angewählt werden, ohne das Programm zu verlassen.

 

OP-Verwaltung

Pflege und Verrechnung von Offenen Posten, Ändern des Zahlungs- bzw. Lastschrift-vorschlag, Reorganisation der OP-Datei sind hier angesiedelt.

Im Sachbereich kann ein oder mehrere Konten via Reportgenerator als OP-Konto dargestellt werden.

 

Druck Stammdaten

Hier werden Stammdatenänderungen protokolliert, Kontenrahmen und -stammlisten sowie Adressaufkleber gedruckt. Unbestätigte Ident-Nr.'n können zur Bestätigung an das BMF, Außenstelle Saarlouis übermittelt werden.

 

Druck Buchhaltung

Kontoblätter, Summen- und Saldenlisten, Umsatzsteuerverprobung und -voranmeldung, Bilanz, GuV sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen, Statistik, Abgleich auf fehlende/doppelte Rechnungs-Nr'n, Umsatzlisten etc. sind die wichtigsten Programme in diesem Bereich. Diverse Auswertungen können in eine Tabellenkalkulation übernommen werden.

 

Druck OP-Bereich

OP-Listen, Altersstruktur, Lastschriften sowie Mahnungen für die Debitoren und Zahlungsverkehr Kreditoren werden hieraus aufgerufen.

 

System- und Hilfsprogramme

In diesem Bereich gibt es verschiedene Rubriken mit einem gemeinsamen Ziel, die Datenintegrität zu verifizieren und im Fehlerfall wiederherzustellen. Dazu gehören vor allem Reorganisations- und Abstimmprogramme.

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